De tre uunnværlige verktøyene for Public Affairs-teamet

De siste årene har en overveldende mengde verktøy blitt tilgjengelig for å gjøre livet enklere for markedsførere og salgsprofesjonelle. Men når det gjelder Public Affairs, er utvalget mer begrenset. Verktøy og teknologi utfør vanligvis mindre enn 10 % av et Public Affairs-teams budsjett – en klar kontrast til markedsavdelingen, der 20–30 % i gjennomsnitt av en CMOs budsjett brukes på verktøy og teknologi. Men tidene endrer seg, og de siste årene har mer relevante Public Affairs-verktøy blitt tilgjengelige – uten at teknologibudsjettet nødvendigvis har fulgt denne utviklingen. Derfor er det svært viktig å prioritere hvilke verktøy som er «need to have» og hvilke som er «nice to have». Vi presenterer derfor de tre uunnværlige verktøyene vi har identifisert gjennom samtaler med Ulobbys mange Public Affairs-kunder.

Interessentrelasjonshåndtering

Å håndtere og opprettholde en oversikt over interessentene dine er hovedpilaren i effektivt Public Affairs-arbeid. Særlig når det gjelder organisasjoner der flere enheter er i kontakt med de samme stakeholderne. Hvem snakket sist med stakeholder X? Når skjedde det og hva diskuterte de? Å ikke ha oversikt over disse enkle interaksjonene kan ha stor negativ innvirkning på innsatsen din hvis en interessent blir neglisjert eller kontaktet så ofte at det fremstiller organisasjonen som uorganisert og uprofesjonell. For mange organisasjoner har interessentrelasjonshåndtering blitt vedlikeholdt gjennom uendelige regneark som oppdateres manuelt. Men i denne automatiseringstidsalderen finnes det flere verktøy tilgjengelig som kan automatisere prosessen og sporingen av stakeholdere. Disse systemene er sentrale for å lagre, administrere og berike interaksjonene dine med både eksisterende og potensielle interessenter. De har også potensial til å drastisk redusere kostnadene ved kommunikasjon og koordinering, samtidig som de øker den politiske kunnskapen til brukerne i organisasjonen. Og til sist, i en tid der transparens og dokumentasjon er populært blant ledere, kan det rette SRM-systemet hjelpe deg med å presentere og dokumentere Public Affairs-innsatsen din for dem høyere opp i organisasjonen.

Politisk monitorering / digitale påvirkningsverktøy

Det er et absolutt minimumskrav i enhver Public Affairs-innsats å monitorere stakeholdernes aktiviteter på sosiale medier og tradisjonelle medier. Og så snart du når 100+ interessenter, blir det svært vanskelig å gjøre dette uten hjelp av et verktøy – særlig hvis stakeholderne dine er spredt over kontinenter og tidssoner. Når det gjelder monitoreringverktøy, finnes det et bredt spekter av alternativer, og før du undersøker markedet er det viktig å ha følgende i bakhodet: 1) Politisk monitorering er ikke det samme som medieovervåking. I Public Affairs-arbeid er du ofte mer interessert i de få viktige artiklene eller innleggene på sosiale medier og ikke en komplett oversikt over de 50+ syndikerte historiene i lokale medier – noe PR-fagfolk ofte er interessert i for å dokumentere resultatene sine. 2) Vær alltid oppmerksom på for mye fokus på én enkelt kanal. Twitter er for eksempel viktig for mange PA-fagfolk, men det er ikke det eneste stedet å monitorere – og selv i dag, i den digitale tidsalderen, har tradisjonelle medier fortsatt en enorm innflytelsesposisjon. 3) Teknologi er avgjørende, så hvis du registrerer deg for et verktøy basert utelukkende på søkeord (uten maskinlæring), vil resultatene bli misvisende over tid – og agendasøkeord kan kapres.

Lovgivningssporing

Den tredje pilaren av uunnværlige verktøy er selvfølgelig lovgivningssporing, ettersom det å holde seg oppdatert på lovgivningsutviklingen er kjernen i Public Affairs-arbeidet. Det finnes mange digitale verktøy tilgjengelig som gir en oversikt over lovgivningsprosesser, stemmegivning og foreslått lovgivning. Men oversikten deres er svært ofte rettet mot intern rapportering. Og ikke mange PA-fagfolk bruker tid på å holde styr på disse prosessene på daglig basis. Derfor bør du ha i bakhodet når du undersøker et verktøy for lovgivningssporing om for eksempel spesifikke parlamenters nettsteder faktisk oppfyller dine behov, eller om det er mer tolkning, benchmarking og vurdering du ser etter sammenlignet med en helhetlig men steril oversikt over all lovgivning.

Hvilke av disse tre verktøyene som er mest relevante for Public Affairs-teamet ditt, er umulig å si, ettersom de hver representerer kjerneoppgaver. Hvis du er i en posisjon der du trenger å prioritere, er et godt råd å spørre deg selv: Hvilken del av PA-innsatsen vår gir meg og teamet mitt størst hodepine? Kanskje monitoreringen din er på plass og lovgivningssporingen kan tilfredsstilles manuelt, men interessenthåndteringen er både tidkrevende og uoverkommelig. Det hele avhenger av organisasjonens prioriteringer og kapasiteten i teamet ditt.