De tre ‘need to have’ værktøjer i Public Affairs

I de senere år er et overvældende antal værktøjer blevet udviklet til at gøre livet lettere for marketing- og salgsprofessionelle. Men når det kommer til Public Affairs er udvalget mere begrænset. Værktøjer og teknologi udgør normalt mindre end 10% af et Public Affairs-teams budget - en klar kontrast til marketingafdelingen, hvor gennemsnitligt 20-30% af en CMO's budget bruges på værktøjer og teknologi. Men tiderne ændrer sig, og i de senere år er der blevet flere relevante værktøjer tilgængelige for Public Affairs, men budgettet til software er ikke nødvendigvis fulgt med denne udvikling. Derfor er det meget vigtigt at prioritere, hvilke værktøjer der er 'need to have', og hvilke der er 'nice to have'. Vi præsenterer derfor de tre essentielle værktøjer, vi har identificeret gennem samtaler med Ulobbys mange Public Affairs-kunder; fra store, professionelle interesseorganisationer over NGO'er til virksomheder eller mindre organisationer, hvor interessevaretagelsen varetages af én person.

Håndtering af stakeholder-relationer

Håndtering af stakeholder-interaktioner og et løbende overblik over interessenter er hovedsøjlen i effektivt Public Affairs-arbejde. Især når det kommer til organisationer, hvor flere afdelinger eller dele af organisationen er i kontakt med de samme interessenter. Hvem talte sidst med stakeholder X? Hvornår var det, og hvad diskuterede de? Har man ikke et overblik over disse interaktioner, kan det have en yderst negativ indvirkning på jeres indsatser; eksempelvis hvis en interessent forsømmes eller kontaktes så ofte, at det får organisationen til at fremstå uorganiseret og uprofessionel. For mange organisationer er håndteringen af stakeholder-relationer blevet varetaget ved hjælp af utallige regneark, der opdateres manuelt. Men i teknologien og automatiserings tidsalder er der flere værktøjer til rådighed, der kan automatisere processen og tracking af stakeholders - og disse systemer er centrale i registrering, styring og berigelse af interaktioner med både nuværende og potentielle interessenter. Systemerne har derudover potentialet til at reducere omkostningerne ved kommunikation og koordinering kraftigt, samtidig med at de øger den politiske viden hos alle brugere i organisationen. Og endelig, i en tid hvor gennemsigtighed og dokumentation er populært blandt ledere, kan det rigtige SRM-system hjælpe dig med at præsentere og dokumentere din Public Affairs-indsats for ledelse og bestyrelse.

Politisk monitorering/digital advocacy

Det er et absolut minimumskrav i enhver Public Affairs-indsats at overvåge interessenters aktiviteter på sociale og traditionelle medier. Og så snart du når 100+ interessenter, bliver det meget vanskeligt at gøre dette uden hjælp af et værktøj - især hvis dine interessenter er spredt på tværs af kontinenter og tidszoner. Når det kommer til monitoreringsværktøjer, er der en bred vifte af muligheder, og inden man undersøger markedet, er det vigtigt at have følgende i tankerne:

1) Politisk monitorering er ikke det samme som medieovervågning. I Public Affairs er du ofte mere interesseret i de få vigtige artikler eller SoMe-indlæg og ikke et komplet overblik over den massedistribuerede historie, som har optrådt i 50+ lokale medier - noget som PR-fagfolk ofte er interesserede i for at dokumentere deres resultater.

2) Vær altid opmærksom på at undgå for meget fokus på én bestemt kanal. X (tidl. Twitter) er for eksempel vigtig for mange PA-fagfolk, men det er ikke det eneste sted at overvåge - og selv i vores digitale tidsalder har traditionelle medier stadig en enorm indflydelse.

3) Teknologi betyder noget, så hvis du tilmelder dig et værktøj, der kun er baseret på søgeord (uden maskinlæring og algoritmer), vil resultaterne være prægede af støj og være vildledende over tid - og agenda-keywords kan kapres.

Tracking af lovgivning

Den tredje søjle i 'need to have'-værktøjer er naturligvis tracking af lovgivning, da det at holde trit med udviklingen i lovgivningen er kernen i arbejdet med Public Affairs. Der er mange digitale værktøjer til rådighed, som giver et overblik over lovgivningsprocesser, afstemningsresultater og lovforslag. Men deres oversigter er meget ofte rettet mod intern rapportering - og meget få PA-fagfolk bruger deres tid på at holde styr på disse processer på daglig basis. Når du undersøger mulige værktøjer til at følge lovgivning, bør du derfor have i tankerne, om for eksempel specifikke parlamentshjemmesider rent faktisk opfylder dine behov, eller om det er mere fortolkning, benchmarking og vurdering, du søger - fremfor et omfattende, men intetsigende overblik over al lovgivning.

Hvilke af disse tre værktøjer, der er mest relevante for dit Public Affairs-team, er umuligt at sige, da de hver især repræsenterer kerneopgaver. Hvis du er i en position, hvor du har brug for at prioritere er et godt råd at spørge dig selv: Hvilken del af vores PA-indsats giver mig og mit team den største hovedpine? Måske er din overvågning på plads, og din tracking af lovgivning kan klares manuelt, men din interessentstyring er både tidskrævende og uhåndterlig. Det hele afhænger af din organisations prioriteter og kompetencerne i dit team.