Er du ny inden for Public Affairs og stakeholderengagement, kan det være svært at vide, hvor man skal starte. I dette blogindlæg gennemgår vi de vigtigste trin og overvejelser, når du skal i gang med dine første stakeholderinteraktioner.

De vigtigste pointer for succesfuldt stakeholderengagement:

• Definer dit mål: Tag aldrig et møde uden en klar begrundelse og et konkret mål for, hvad du ønsker at opnå eller ændre.
• Hav styr på timingen: Øg din succesrate ved at bruge "hooks" som aktuelle nyheder, parlamentariske spørgsmål eller aktivitet på sociale medier til at gøre din henvendelse relevant.
• Vær præcis og professionel: Respekter stakeholderens tid ved at holde din første henvendelse kort og dine argumenter underbygget af data.
• Lyt for at lære: Brug møder som tovejskommunikation. Bidrag med faglig viden og lyt efter politiske barrierer og fælles interesseområder.
• Prioriter opfølgningen: Den reelle effekt skabes efter mødet. Levér på dine løfter og hold relationen ved lige med relevante opdateringer.

Definer din strategiske målsætning

Mange, der er nye inden for Public Affairs og lobbyarbejde, tror, at det er vigtigt at holde møder med relevante aktører – og det er det også. Men kun hvis du har gjort dit forarbejde.

En klassisk fejl for nybegyndere er at betragte mødet i sig selv som målet. Et møde er et redskab, ikke et resultat. Inden du løfter røret eller sætter dig til at skrive en mail, skal du være helt skarp på dit "hvorfor" – hvorfor vil du kontakte netop denne stakeholder, og hvad håber du at få ud af det. Spørg dig selv: Hvad ønsker du at opnå? Hvad vil du gerne ændre? Eller hvad vil du undgå, at der ændres?

Når du planlægger dine aktiviteter, skal du også overveje, hvem de relevante stakeholdere overhovedet er. Skal du fokusere på det nationale niveau – eller er din tid bedre brugt på lokale aktører? Det afhænger naturligvis af dine interesseområder og dine mål.

Og glem ikke at overveje, hvorfor det egentlig kan være i stakeholderens interesse at tale med dig. Succes inden for Public Affairs handler også om at løse stakeholderens problem, inden du løser dit eget.

Timing og politiske hooks

Timing er afgørende inden for Public Affairs, og det gælder også i høj grad, når du rækker ud til stakeholdere. Faktisk kan timingen være forskellen på en mail, der bliver læst, og en, der ryger direkte i papirkurven.

Du kan i princippet tage kontakt når som helst, men dine chancer for succes stiger markant, hvis du har en hook – enten generel eller personlig.

En generel hook kan eksempelvis være, at et bestemt emne er aktuelt i medierne lige nu. Det handler om at ramme tidens ånd. Det kan også handle om at finde det rette tidspunkt i det politiske årshjul – eksempelvis når forhandlinger nærmer sig. At handle i det øjeblik, en sag er til afstemning i Folketinget, er derimod for sent og vil næppe flytte noget.

En personlig hook er specifik for den enkelte stakeholder – eksempelvis hvis vedkommende har stillet et spørgsmål til ministeren om det pågældende emne eller har delt et opslag om det på sociale medier. Det er altid en god indgang, fordi stakeholderen allerede har vist personlig interesse i dagsordenen.

Kan du knytte din henvendelse til én af disse typer hooks, kan det gøre en afgørende forskel.

Sådan rækker du ud på den rigtige måde

Det kan føles grænseoverskridende – særligt hvis du ikke er vant til at have kontakt med politiske aktører – men det er helt legitimt at tage kontakt til en politiker for at præsentere din sag og foreslå et møde, også selvom I ikke kender hinanden i forvejen.

For politikere er det en central del af deres job. De er valgt til at repræsentere samfundet, og for at gøre det bedst muligt har de brug for at forstå, hvilken betydning deres beslutninger har for mennesker og virksomheder. Samtidig er det vigtigt at respektere, at politikere har travlt og sørge for, at ens henvendelse er seriøs og velovervejet.

Selv om det kan friste at skrive alle sine gode argumenter med det samme, er det bedre at holde den første kontakt kort og fokuseret. Præsenter ét eller to centrale argumenter og gem resten til selve mødet.

Og giv ikke op, hvis du ikke hører tilbage med det samme. Behandl det som enhver anden professionel henvendelse og tillad dig en kort, høflig opfølgning, hvis du ikke har hørt noget inden for en uges tid. Det kan i den forbindelse være en fordel at inkludere stakeholderens sekretær eller assistent – det øger sandsynligheden for et svar.

Sådan gennemføres mødet

Lykkes det dig at skaffe et møde, skal du huske, at det er en samtale – ikke en envejspræsentation. Sæt tid af til at lytte. Du bør forlade mødet mere informeret, end da du ankom, så brug muligheden til at høre stakeholderens ærlige vurdering og syn på den videre proces. Hvad er deres bekymringer? Hvem taler de ellers med? Hvilke politiske barrierer ser de?

Du er sandsynligvis ekspert på dit område og ved langt mere, end der kan nås at sige på et kort møde. Den svære kunst er at udvælge præcist det, stakeholderen har brug for at vide – det, der faktisk understøtter din sag.

Glem aldrig, at Public Affairs på alle måder er et gensidigt forhold. Du beder ikke bare om en tjeneste; du giver dem faglig viden, data eller et perspektiv fra virkeligheden, der hjælper dem til at gøre deres arbejde bedre. Sørg for at bidrage med noget af reel værdi.

Med udgangspunkt i det, du hører fra dem, og det du selv ved, kan du begynde at finde fælles fodslag. Hvor stemmer jeres organisations mål overens med deres politiske dagsorden, og hvordan kan I hjælpe hinanden fremad?

Sædvanlig professionel adfærd gælder naturligvis også her: Mød op til tiden, forberedt og uden at trække mødet i langdrag. Det kan være en god idé at tilbyde et one-pager – som fysisk kopi eller digitalt efter mødet. Det giver stakeholderen mulighed for at fokusere på samtalen fremfor at tage noter. Afslut altid med konkrete næste skridt, så I er enige om, hvad der sker fremover.

Fra møde til partnerskab

Mødet er kun begyndelsen – og det kan ikke siges tydeligt nok: Opfølgning er altafgørende. Selvom du måske tror, at mødet var det vigtigste, er det ofte opfølgningen, der reelt gør en forskel.

Send en kort mail inden for 24 timer, hvor du takker stakeholderen for deres tid, opsummerer hvad I aftalte, og følger op på eventuelle løfter. Blev der under mødet nævnt supplerende materiale – eksempelvis nye data, en case eller et juridisk notat – så send det, mens samtalen stadig er frisk i stakeholderens hukommelse. Det viser, at du er en troværdig og hjælpsom samtalepartner.

Hvis der under mødet kom uenighed eller skepsis frem, bør din opfølgning adressere det direkte. Undgå at gentage de samme argumenter – kom i stedet med ny dokumentation eller nye vinkler.

Endelig handler det om at pleje relationen løbende. Ræk ikke kun ud, når du har brug for noget. Hold kontakten jævnligt, men altid med relevans: Del en artikel, ønsk dem tillykke med en præstation, eller tilbyd din hjælp. Det opbygger relationen over tid og holder døren åben for fremtiden.