Interessentengasjement: En guide for nybegynnere

Er du ny innen Public Affairs og interessentengasjement, kan det være vanskelig å vite hvor du skal begynne eller hvordan du skal nærme deg stakeholdere. I dette blogginnlegget går vi gjennom de viktigste stegene og faktorene du bør ha i bakhodet når du ønsker å ta dine første steg innen interessentarbeid.

Viktige punkter for vellykket stakeholderengasjement:

• Definer målet ditt: Ta aldri kontakt for å få et møte uten et klart «hvorfor» og et konkret mål for hva du ønsker å oppnå eller endre.
• Mestre timingen: Øk sjansen for å lykkes ved å bruke «kroker» – som aktuelle nyheter, parlamentariske spørsmål eller aktivitet i sosiale medier – for å gjøre henvendelsen din relevant.
• Vær presis og profesjonell: Respekter interessentens tid ved å holde den første henvendelsen kort og argumentene dine faktabaserte.
• Lytt for å lære: Bruk møter som en toveis prosess. Bidra med faglig verdi og lytt etter politiske hindringer og områder med felles grunnlag.
• Prioriter oppfølgingen: Den reelle effekten skjer etter møtet. Lever det du har lovet raskt, og oppretthold relasjonen gjennom relevante oppdateringer.

Definer det strategiske målet ditt

De som er nye innen Public Affairs og påvirkningsarbeid, tror gjerne at det viktigste er å ha møter med interessenter – og det stemmer. Men bare dersom du har gjort hjemmeleksene dine og planlagt godt.

En vanlig feil for nybegynnere er å se det å «få et møte» som et mål i seg selv. Et møte er et verktøy, ikke et resultat. Før du tar telefonen eller skriver en e-post, må du ha full klarhet om «hvorfor» – hvorfor vil du ta kontakt med akkurat denne stakeholderen, og hva håper du å oppnå?

Spør deg selv: Hva ønsker du å oppnå? Hva vil du endre? Eller hva vil du unngå at blir endret?

Når du planlegger aktiviteter og henvendelser, må du også vurdere hvem de relevante interessentene er. Bør du se på nasjonalt nivå – eller er tiden din bedre brukt på lokale stakeholdere? Dette avhenger selvfølgelig av interesseområdene og målene dine.

Til slutt bør du tenke over hvorfor det er i stakeholderens interesse å snakke med deg. Å lykkes i Public Affairs handler også om å løse interessentens problemer før du løser dine egne.

Mestre timing og politiske kroker

Timing er avgjørende i Public Affairs, og det gjelder ikke minst for kontakt med interessenter. Faktisk kan timing være forskjellen på en lest e-post og en som havner i søpla. Du kan selvfølgelig ta kontakt når som helst, men sjansene dine for å lykkes øker betraktelig dersom du har en krok – enten generell eller personlig.

En generell krok kan for eksempel være at et tema er i vinden i nyhetsbildet akkurat nå. Det handler om å treffe tidsånden. Det kan også handle om å finne riktig tidspunkt i det politiske årshjulet – altså når politiske forhandlinger nærmer seg. Å handle når et forslag er klart til avstemning i parlamentet, er for sent og vil neppe endre verken stakeholderens mening eller sluttresultatet.

En personlig krok er spesifikk for den enkelte interessenten – for eksempel hvis de har stilt et spørsmål om temaet i parlamentet, eller hvis de har lagt ut noe om saken i sosiale medier. Dette er alltid en god inngang, ettersom stakeholderen allerede har vist personlig interesse for agendaen.

Å kunne knytte henvendelsen din til én av disse typene kroker kan gjøre hele forskjellen.

Slik tar du kontakt på en effektiv måte

Det kan føles som om du tråkker over en grense – særlig hvis du ikke er vant til å ha kontakt med politiske stakeholdere – men det er helt akseptabelt å henvende seg til en politiker for å presentere saken din og foreslå et møte, selv om du ikke kjenner dem eller ikke har møtt dem tidligere. For politikere er dette en sentral del av jobben – de er valgt for å representere samfunnet, og for å gjøre det best mulig trenger de også å forstå hvilken innvirkning beslutningene deres har på folk og virksomheter.

Du bør selvfølgelig respektere at politikere er travle mennesker og ikke kaste bort tiden deres, så pass på at henvendelsen din er seriøs og gjennomtenkt.

Det kan friste å dele all informasjonen og alle de gode argumentene med én gang, men det er bedre å holde den første kontakten kort og presis. Presenter ett eller to nøkkelargumenter og spar resten til senere.

Til slutt: ikke gi opp hvis du ikke får svar med en gang. Behandle det som enhver annen profesjonell henvendelse og tillat deg en kort, høflig oppfølging dersom du ikke har hørt noe i løpet av en uke eller så. Hvis du ikke allerede har gjort det, kan oppfølgingen være et godt tidspunkt å inkludere sekretæren eller assistenten deres – det øker også sjansen for å få svar.

Slik gjennomfører du møtet med interessenten

Hvis du lykkes med å få et møte, husk at det er en samtale, ikke et foredrag. Sørg for å bruke god tid i møtet på å lytte. Du bør forlate møtet med mer kunnskap enn da du kom, så bruk anledningen til å finne ut hva stakeholderen ærlig mener, og hvordan de ser for seg utviklingen videre. Hva er de bekymret for? Hvem snakker de ellers med? Hvilke politiske hindringer ser de?

Du er – høyst sannsynlig – ekspert på ditt felt og vet mye mer enn det som kan deles i et kort møte. Den vanskelige delen er derfor å sørge for at du kun deler det som er viktig for interessenten å vite, og det som er relevant for å fremme saken din. Glem aldri at Public Affairs er en toveis prosess. Du ber ikke bare om en tjeneste; du gir dem faglig innsikt, data eller et perspektiv fra «den virkelige verden» som hjelper dem å gjøre jobben sin bedre. Sørg derfor for å levere din del av avtalen og gi dem noe verdifullt.

Basert på det du hører fra dem og det du vet, kan du begynne å finne felles grunnlag. Hvilke områder er det der målene dine sammenfaller med deres politiske agenda, og hvordan kan dere hjelpe hverandre videre?

Til slutt gjelder selvfølgelig vanlig profesjonell atferd også her: Vær presis, vær godt forberedt, og trekk deg i tide. Det kan være en god idé å tilby et sammendrag på én side – enten i trykt form eller sendt digitalt til interessenten i etterkant. Det gjør at de kan fokusere på samtalen fremfor å ta notater. Sørg også for å avslutte med konkrete neste steg, slik at alle er enige om dem.

Fra møte til partnerskap

Møtet er bare begynnelsen, og det kan ikke understrekes nok: Oppfølgingen er av aller største betydning. Selv om du kanskje tror at selve møtet var det viktigste, er det ofte oppfølgingen som faktisk gjør forskjellen.

Send en kort e-post innen en dag der du takker stakeholderen for tiden deres, oppsummerer hva dere ble enige om, og leverer det du har lovet. Ofte blir det lovet relevant tilleggsinformasjon under møtet – for eksempel nye data, en casestudie eller et juridisk notat. Sørg for å sende dette mens samtalen fortsatt er friskt i minnet for interessenten. Det viser også at du er en pålitelig og hjelpsom kontakt.

Dersom det ble avdekket uenigheter eller skepsis under møtet, bør oppfølgingen ta tak i dette direkte. Enten det dreier seg om ytterligere data eller argumenter, bør du unngå å bare gjenta de opprinnelige budskapene.

Til slutt: å bygge interessentrelasjoner er en kontinuerlig prosess. Ta ikke bare kontakt når du trenger noe. Hold kontakten jevnlig – men alltid med relevans: Del en artikkel, gratuler dem med en prestasjon, eller tilby hjelpen din. Dette bygger relasjonen over tid og holder døren åpen for fremtiden.