Stakeholderengagemang: en nybörjarguide

Om ni är nya inom Public Affairs och stakeholderengagemang kan det vara svårt att veta var man ska börja eller hur man ska närma sig stakeholders. I det här blogginlägget går vi igenom de viktigaste stegen och faktorerna att tänka på när ni vill komma igång med era första stakeholderinteraktioner.

Viktiga insikter för framgångsrikt stakeholderengagemang:

• Definiera ert syfte: Sök aldrig ett möte utan ett tydligt "varför" och ett specifikt mål för vad ni vill uppnå eller förändra.
• Bemästra tajmingen: Öka er framgångsgrad genom att använda "krokar" som aktuella nyheter, riksdagsfrågor eller aktivitet på sociala medier för att göra er kontakt relevant.
• Var koncisa och professionella: Respektera stakeholderns tid genom att hålla er första kontakt kort och era argument datadrivna.
• Lyssna för att lära: Använd möten som en tvåvägsgata. Bidra med expertvärde och lyssna efter politiska hinder och gemensamma beröringspunkter.
• Prioritera uppföljningen: Den verkliga effekten sker efter mötet. Leverera utlovat material snabbt och underhåll relationen genom relevanta uppdateringar.

Definiera ert strategiska syfte

De som är nya inom Public Affairs och påverkansarbete tror ofta att det är viktigt att ha möten med stakeholders – och det är det. Men bara om ni har gjort er research och planering.

Ett vanligt misstag bland nybörjare är att se "att få ett möte" som slutmålet. Ett möte är ett verktyg, inte ett resultat. Innan ni lyfter telefonen eller skriver ett mejl måste ni vara kristallklara på ert "varför" – varför vill ni kontakta just den här stakeholdern, och vad hoppas ni få ut av det.

Fråga er själva: Vad vill ni uppnå? Vad vill ni förändra? Eller vad vill ni undvika att ändra på?

När ni planerar era aktiviteter och kontakter måste ni också fundera på vilka de relevanta stakeholderna är. Ska ni titta på den nationella nivån – eller är er tid bättre använd på lokala stakeholders? Det beror förstås på era intresseområden och mål.

Slutligen, fundera på varför det ligger i stakeholderns intresse att prata med er. Att vara framgångsrik inom Public Affairs handlar också om att lösa era stakeholders problem innan ni löser ert eget.

Att bemästra tajming och politiska krokar

Tajming är av yttersta vikt inom Public Affairs, och stakeholderinteraktioner är inget undantag. Faktum är att tajming kan vara skillnaden mellan ett läst mejl och ett raderat. Ni kan visserligen höra av er när som helst, men era chanser att lyckas ökar betydligt om ni har en krok – antingen allmän eller personlig.

En allmän krok kan till exempel vara att ett ämne trendar i nyheterna just nu. Det handlar om att träffa tidsandan. Det kan också handla om att hitta rätt punkt i det politiska årshjulet; det vill säga när politiska förhandlingar närmar sig. Att agera när ett förslag är klart för omröstning i parlamentet är för sent och kommer nästan garanterat inte att ändra stakeholdernas uppfattning eller slutresultatet.

En personlig krok är specifik för den enskilda stakeholdern; till exempel om de ställt en fråga om ämnet eller något relaterat i parlamentet, eller om de skrivit om sakfrågan på sociala medier. Det är alltid en bra ingång, eftersom stakeholdern redan har visat personligt intresse för agendan.

Att kunna koppla er kontakt till en av dessa typer av krokar kan göra hela skillnaden.

Så når ni fram effektivt

Det kan kännas som att ni överskrider en gräns – särskilt om ni inte är vana vid att ha kontakt med politiska stakeholders – men det är fullt acceptabelt att kontakta en politiker för att presentera er sak och föreslå ett möte, även om ni inte känner dem eller har träffat dem tidigare. För politiker är detta en central del av jobbet – de är valda för att representera samhället, och för att göra det bäst behöver de också förstå vilken påverkan deras beslut har på människor och företag.

Ni bör förstås respektera att politiker är upptagna människor och inte slösa deras tid, så se till att er förfrågan är seriös och genomtänkt.

Även om det är frestande att dela med sig av all sin information och alla sina goda argument direkt, är det bättre att hålla den första kontakten kort och rak på sak. Presentera ett eller två nyckelargument och spara resten till senare.

Slutligen, ge inte upp om ni inte får svar direkt. Behandla det som vilken annan professionell förfrågan som helst och tillåt en kort, artig uppföljning om ni inte hört något inom en vecka eller så. Om ni inte redan gjort det kan uppföljningen vara ett bra tillfälle att koppla in deras sekreterare eller assistent. Det ökar också sannolikheten för ett svar.

Att genomföra stakeholdermötet

Om ni lyckas säkra ett möte, kom ihåg att det är ett samtal, inte en föreläsning. Se till att ägna en god del av mötet åt att lyssna. Ni bör lämna mötet mer informerade än ni kom, så använd chansen att lära er stakeholderns ärliga åsikt samt hur de ser att saker och ting utvecklas härifrån. Vad är deras farhågor? Vilka andra pratar de med? Vilka politiska hinder ser de?

Ni är – högst troligt – experter inom ert fält och vet mycket mer än vad som kan delas på ett kort möte. Den svåra delen är därför att se till att bara dela det som är viktigt för stakeholdern att veta och det som är relevant för er sak. Glöm aldrig att Public Affairs är en tvåvägsgata. Ni ber inte bara om en tjänst; ni förser dem med expertis, data eller ett perspektiv från "verkligheten" som hjälper dem att göra sitt jobb bättre. Se därför till att göra er del av uppgörelsen och ge dem något värdefullt.

Utifrån vad ni hör från dem och vad ni vet kan ni börja hitta gemensam grund. Vilka är områdena där era mål ligger i linje med deras politiska agenda, och hur kan ni hjälpa varandra framöver?

Slutligen gäller förstås även vanligt professionellt uppförande här: Var i tid, var väl förberedda och stanna inte längre än ni är välkomna. Det kan vara en bra idé att erbjuda en enkelsidig sammanfattning – i pappersform eller vidarebefordrad digitalt till stakeholdern efteråt. Det gör att de kan fokusera på samtalet istället för att anteckna. Se också till att avsluta med konkreta nästa steg, så att alla är överens om dem.

Från möte till partnerskap

Mötet är bara början, och det kan inte understrykas nog: att följa upp interaktionen är av yttersta vikt. Även om ni kanske tror att mötet var den viktigaste delen, är det ofta uppföljningen som gör den faktiska skillnaden.

Skicka ett kort mejl inom ett dygn för att tacka stakeholdern för deras tid, sammanfatta vad ni kom överens om, och leverera på era löften. Ofta utlovas relevant tilläggsinformation under mötet – som ny data, en fallstudie eller en juridisk sammanfattning. Se till att skicka detta medan samtalet fortfarande är färskt i minnet hos stakeholdern. Det visar också att ni är en pålitlig och hjälpsam kontakt.

Om meningsskiljaktigheter eller skepsis kom fram under mötet bör er uppföljning ta itu med detta direkt. Oavsett om det sker med ytterligare data eller argument bör ni undvika att bara upprepa de ursprungliga argumenten.

Slutligen: att bygga stakeholderrelationer är en pågående process. Kontakta dem inte bara när ni behöver något. Håll kontakten regelbundet – men se alltid till att det är relevant: dela en artikel, gratulera dem till en bedrift, eller erbjud er hjälp. Det bygger upp relationen över tid och håller dörren öppen inför framtiden.